Handleiding

De eerste stappen

In vier stappen sta je klaar om les te geven met een gevulde agenda.

1. Voeg je leerlingen toe, of importeer ze in één keer vanuit een bestand.
2. Stel per leerling in wanneer die les kan (de beschikbaarheid).
3. Maak je weekrooster: sleep de lessen zelf, of laat Muzimate een voorstel doen.
4. Maak het rooster definitief. Vanaf dat moment vult je agenda zich met echte lesdagen.

Een leerling toevoegen

1. Ga naar Leerlingen en klik op 'Nieuwe leerling'.
2. Vul de naam en het instrument in.
3. Voeg de contactgegevens toe van de leerling en, bij een kind, van de ouder.

Leerlingen importeren

Heb je al een lijst? Voeg je leerlingen in één keer toe.

1. Download het voorbeeldbestand.
2. Vul je leerlingen in volgens de kolommen.
3. Upload het bestand. Muzimate voegt iedereen in één keer toe.

Beschikbaarheid van een leerling

Leg vast wanneer een leerling kan. Muzimate gebruikt dit om een passend weekrooster voor te stellen.

1. Open een leerling.
2. Voeg per dag de tijdvakken toe waarop de leerling kan.
3. Sla op. De leerling telt nu mee in het rooster.

Rooster en agenda: het verschil

Je maakt één keer een weekrooster. Muzimate herhaalt dat elke week binnen het schooljaar en houdt rekening met vakanties. Zo vult je agenda zich vanzelf met echte lesdagen.

Lessen inplannen

Vul het rooster zelf, of laat Muzimate het voorwerk doen.

1. Zorg dat je beschikbaarheid en die van je leerlingen klopt.
2. Sleep leerlingen naar een tijdvak, of klik op 'Voorstel genereren'.
3. Schuif losse lessen waar nodig nog bij.

Bevestigen en definitief maken

Ben je tevreden? Leg het rooster vast, dan gaat je agenda leven.

1. Klik op 'Alles bevestigen' om de lessen vast te zetten.
2. Klik op 'Rooster definitief maken' en vul de start- en einddatum van het schooljaar en de vakanties in. De landelijke schoolvakanties van jouw regio (Noord, Midden of Zuid) vul je met één klik in. Aanpassen kan altijd.
3. Vanaf nu vult je agenda zich met echte lesdagen.

Aanpassen of opnieuw beginnen

Verandert er iets? Je rooster is nooit in beton gegoten.

1. 'Rooster aanpassen' maakt alle bevestigde lessen weer bewerkbaar.
2. 'Nieuw rooster' wist alles en begint opnieuw, bijvoorbeeld voor een nieuw schooljaar.

Vandaag, deze week en deze maand

Wissel rechtsboven tussen de weergaven. In de dagweergave blader je met de pijlen naar gisteren of morgen. Met 'Naar vandaag' spring je terug. In de maandweergave klik je op een dag om die lessen te zien.

Aanwezigheid bijhouden

Klik op een les om bij te houden wat er gebeurde.

1. Klik op de les in de agenda.
2. Kies wat er gebeurde: les ging door, ziek gemeld, vergeten, afgezegd of anders.
3. Koos je een afwezigheid, kies dan het gevolg: inhalen of in rekening brengen.

Snel bijwerken

Was iedereen er? Gebruik de kaart 'Snel bijwerken' naast de lijst.

1. Klik op 'Iedereen was er' om alle lessen van die dag in één keer op aanwezig te zetten.
2. Of vink de leerlingen aan die er niet waren en werk alleen die bij.

Een les inhalen

Kies je 'inhalen', dan laat Muzimate de vrije momenten zien waarop de leerling de les kan inhalen: deze week, volgende week of later. Je weekrooster verandert daar niet door.

1. Kies bij een gemiste les het gevolg 'Inhalen'.
2. Kies de week (deze week, volgende week of verder) en een vrij moment.
3. Bevestig. De inhaalles verschijnt in de agenda met het label 'Inhaalles'.

Aanwezigheidsoverzicht per leerling

Onder Leerlingen, Aanwezigheid zie je per leerling wie lessen miste dit schooljaar, en wat de status is: nog in te halen, ingepland of in rekening gebracht.

1. Ga naar Leerlingen, Aanwezigheid.
2. Zoek eventueel een leerling en klap zijn rij open.
3. Klik op een gemiste les om die te bewerken, of gebruik 'Inplannen' om meteen een inhaalmoment te kiezen.

Agenda-uitnodiging voor leerling en ouders

Bij een bevestigde les kun je een agenda-uitnodiging mailen. Wie 'm toevoegt, ziet de wekelijkse les vanzelf in de telefoonagenda staan.

1. Open de les in het weekrooster en klik op 'Verstuur agenda-uitnodiging'.
2. Je kiest zelf wie de uitnodiging krijgt: de leerling, de ouder of allebei. Met één tik staat de les wekelijks in hun agenda, t/m het einde van het schooljaar en zonder de vakanties.
3. Verplaats je de les later? Verstuur de uitnodiging opnieuw: de agenda van de ontvanger wordt bijgewerkt, er komt geen dubbel event bij.

Je eigen rooster in je agenda

Wil je je lesrooster in je eigen agenda (Outlook, Google of Apple)? Download het als agendabestand.

1. Ga naar Agenda en klik op 'Zet in je eigen agenda'.
2. Open het gedownloade bestand: al je lessen staan er wekelijks in, vakanties uitgezonderd.

Materiaal toevoegen

1. Ga naar Materialen en upload een bestand, bijvoorbeeld bladmuziek of een oefening.
2. Koppel het aan een leerling, zodat je het later makkelijk terugvindt.

Materiaal delen

Stuur materiaal rechtstreeks naar een leerling of ouder.

1. Kies een materiaal en klik op delen.
2. Muzimate mailt het naar het e-mailadres van de leerling of de ouder.

Een bericht sturen

1. Ga naar Berichten en kies de ontvangers: alle leerlingen of een selectie.
2. Schrijf je bericht en verstuur het.

Automatische herinneringen

Laat Muzimate zelf een herinnering mailen vóór de les. Daarna gaat het vanzelf: elk uur kijkt Muzimate welke lessen eraan komen en verstuurt de herinnering op het gekozen moment. Vakanties slaan we over.

1. Zet automatische herinneringen aan.
2. Kies het moment, bijvoorbeeld een dag van tevoren.

E-mail en WhatsApp

Berichten en herinneringen gaan via e-mail. Voor de automatische herinneringen staat WhatsApp op de planning, als optionele aanvulling voor gezinnen die weinig met e-mail doen.

Wat je nu al kunt doen

Er is nog niets in te stellen voor facturen. Wel worden je in rekening gebrachte lessen al vastgelegd bij de aanwezigheid, zodat je die straks met één klik kunt factureren.

Zo werkt de proefperiode

Je gebruikt Muzimate 1 maand gratis, zonder betaalgegevens. Daarna houd je je account actief met een abonnement van € 9,95 per maand (excl. btw).

Na de proefperiode

Start je geen abonnement, dan wordt je account vergrendeld. Je gegevens blijven veilig bewaard en je kunt je agenda alleen-lezen bekijken. Zodra je een abonnement start, heb je meteen weer volledige toegang.

Betalen en facturen

Je betaalt de eerste keer via iDEAL, Bancontact of creditcard. Daarna wordt het maandbedrag automatisch afgeschreven. Na elke betaling staat de factuur (met btw-specificatie) op de pagina Abonnement om te downloaden. Wil je 'm automatisch in je mail, zet dan het schuifje 'Facturen ook per e-mail ontvangen' aan.

Je gegevens aanpassen

1. Ga naar Instellingen en pas je naam, instrumenten, beschikbaarheid of lesduren aan.
2. Klik op 'Wijzigingen opslaan'.

Huisstijl voor e-mails

Geef de e-mails die je verstuurt een persoonlijke uitstraling met een handtekening en eventueel een logo.

Scholen beheren

Geef je les op meerdere scholen? Voeg ze hier toe, hernoem of verwijder ze, en koppel leerlingen aan een school.

Taal

Wissel tussen Nederlands en Engels. De hele app past zich meteen aan.

Tweestapsverificatie

Extra beveiliging voor je account en de gegevens van je leerlingen en ouders: naast je wachtwoord vul je bij het inloggen een code uit een authenticator-app in.

1. Ga naar Instellingen → Beveiliging en klik op 'Zet tweestapsverificatie aan'.
2. Scan de QR-code met een authenticator-app (bijv. Google Authenticator of 1Password) en bevestig één code.
3. Vanaf dan vraagt inloggen op een nieuw apparaat om je wachtwoord én een code. Op een apparaat waar je al bent ingelogd merk je er niets van.

Waar je gegevens staan

Je gegevens en die van je leerlingen worden veilig bij Europese leveranciers bewaard. Alleen jij hebt toegang tot je eigen studio.

Je rechten

Je mag je gegevens altijd inzien, corrigeren of laten verwijderen.

1. Neem contact op via info@muzimate.com. We helpen je verder.